收款信息核对程序通常包括以下步骤:
准备相关资料
收集并整理与收款相关的所有资料,包括发票、合同、出货记录、退货记录等。
与相关部门沟通
与配送中心联系,确认货物的在途情况或暂存状态,获取详细的货物明细。
与财务管理员或退货库沟通,查看是否有退货未做账务处理,并获取退货明细。
核对账目
整理账页,检查是否有冲减应收账款项的记录,并调出相关财务凭证进行核对。
按公司财务余额出具应收账款对账表,并加盖公章。
核实应收账款余额
与对方财务人员核实应收账款余额,确认是否存在差异。
与对方业务部门联系,确认是否有货物或发票未转财务部门,并了解对方的入账方式。
详细核对
如果以货入账,需导出对方近2-3年的入货记录,并按货物入库与公司发货逐一核对。
如果以票入账,需与对方按发票号码由后向前核对,票对完后按货物实收进行核对。
如果货票同行,则直接核对发票即可。
差异处理
集中查找与核实双方的入账单价是否存在差异,并进行相应调整。
确认收款信息
填写收款信息确认书,确保账户名称、账号、开户行等关键信息准确无误,并与实际收款账户信息一致。
审核与复核
由经办财务人员和复核人员审核并确认收款信息,确保信息真实有效。
通知与更新
若收款银行账户资料发生变化,应及时书面通知相关方,并更新收款信息。
记录与归档
将所有核对过程和结果详细记录,并归档备查。
通过以上步骤,可以确保收款信息的准确性和完整性,有效防范应收账款管理过程中的风险,减少坏账损失,加快企业资金周转,提高资金使用效率。