安排会议住宿的程序一般包括以下几个步骤：
会前工作
与会议主办方洽谈：了解会议的具体需求和期望，包括住宿人数、标准、时间等。
提供会议接待策划方案和报价：根据会议需求制定详细的接待方案，并提供报价。
实地考察会议举办场所：邀请会议主办方实地考察会议举办场所，确保场地符合需求。
确认会议接待方案：与会议主办方确认最终的接待方案，并签订合同，支付定金。
住宿计划制定
计算住宿人数：根据会议通知的回执和报名表，计算预计到会人数，并据此核算预定的房间数量。同时，考虑实际签到人数，作为最终落实房间和床位的依据。
分析与会者情况：了解与会者的性别、年龄、职务、职称、专业和生活习惯等，以便合理组织住宿，如照顾女性、年长者和职务较高者，并将相近专业的与会者安排在一起。
确定预定房间数量：综合考虑与会者人数、具体情况以及会务办理和服务需求，预定足够数量的房间，包括会务工作人员的值班室或临时单位、会客厅等。
住宿安排
分发房间钥匙：在与会者签到时，分发房间钥匙，并由服务人员引导进入房间。
提供住宿表格：准备住宿表格，包括主办单位名称、会议名称、日期、地点、收件截止日期、确认函回信地址、各饭店的房价、税金明细和地理位置图等。
特殊需求处理：对于特殊需求，如VIPs的住宿安排，需要特别注明并单独处理。
后续工作
确认住宿安排：在会议开始前至少五个工作日，与会议主办方确认住宿安排，如有特殊情况需调整，应及时通知乙方。
应对突发情况：留出机动房间，以便在遇到特殊情况时进行临时调剂。
通过以上步骤，可以确保会议住宿安排的顺利进行，满足参会人员的需求和期望。
