资料归档程序的口诀可以总结为以下几个步骤:
收集文件材料
确保所有需要归档的文件材料齐全完整。
分年度
将文件按其生成的时间顺序进行划分。
确定归档范围
根据文件的重要性和用途,确定哪些文件需要归档。
确定“件”的装订
将文件进行组卷并装订,确保每卷的完整性和规范性。
划分保管期限
根据文件的重要性和使用频率,确定每个文件的保管期限。
归档文件的排列
按照时间顺序、档案类型、工程阶段等规则进行排列,确保档案的完整性和逻辑性。
盖归档章和编号
在每卷文件上盖上归档章,并进行编号,以便于检索和管理。
归档文件的编目
为每卷文件编制详细的目录,注明文件名称、编号、归档日期等信息。
装盒与填写备考表
将文件装入档案盒中,并在盒内填写备考表,记录文件的整理情况和保管要求。
上架存放
将整理好的档案盒放置在指定的档案架上,确保档案的安全和便于查阅。
这个口诀简洁明了地概括了资料归档的主要步骤,方便记忆和执行。