程序文件的保管是确保质量管理体系有效运行的重要环节。以下是一些关于如何保管程序文件的建议：
固定存放位置
程序文件应存放在固定的位置，以便在需要时能够快速找到并进行更改、回收等操作。
妥善保管
文件持有者应妥善保管程序文件，确保文件不丢失、不损坏。文件不得外借、私自提供他人转抄或复印，以防止信息泄露或误用。
防潮、防腐、防鼠啃
记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃，以确保记录在储存期间不丢失、不损坏、不变质。
标识和分类
为便于查找，应按程序文件名称设置记录的袋（盒、夹）标识，并进行分类存放。
受控管理
程序文件应与其他质量管理体系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。专业性记录平时可由相关人员分散保管，审核时或归档时交由文件员统一保管。
备份和归档
程序文件的原件应归档保管，以便在需要时能够快速查阅。同时，应建立备份机制，以防原件丢失或损坏。
专人负责
全质办或相关部门应指定专人负责程序文件的发放、更改和回收，并监控文件的使用和保管情况。
授权和借阅
顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后应及时收回，以确保文件的安全和保密。
通过以上措施，可以有效地保管程序文件，确保其在需要时能够被快速、准确地找到，并防止信息泄露或误用。
