发函前的程序一般包括以下几个步骤：
确定发函目的
明确发函的原因和目的，如交流合作、申请事项、邀请参加活动等。
准备函件内容
根据发函目的，撰写函件正文，包括发函单位、收函单位、发函日期、主题等。正文内容要简洁明了，条理清晰，表达清楚发函意愿和目的。
拟定函件格式
函件一般包括函首、正文、落款、日期等部分。函首包括发函单位和收函单位名称、函件编号等；落款包括发函单位负责人签名、单位盖章等；日期为发函具体日期。
内部审核与批准
函件草稿需经过发函部门拟定，报分管领导批准。经批准后，草稿交办公室，由办公室以单位的名义编制红头文件，打印并连同草稿交分管领导复核无异议后盖章交发函部门。
发送函件
选择将函件通过邮寄、电子邮件、传真等方式发送给收函单位。在发送过程中，要确保函件内容不泄露，确保收函单位收到函件。
等待回复
发函单位在发送函件后，应等待收函单位回复。如收函单位在规定时间内未回复，可以适时进行电话沟通或再次发送函件。
收函单位回复
收函单位收到函件后，应对函件内容进行研究，给出回复意见。
存档与记录
发函部门需将纸质盖章及草稿交办公室存档，同时扫描成电子版发送给办公室存档。办公室需进行公章使用登记和纸质及电子档存档。
建议
确保信息准确：在发函前，务必核实所有信息的准确性，包括收函单位名称、地址、联系方式等。
保持格式规范：函件的格式要符合规范，包括标题、发文字号、主送机关、正文、落款等部分。
及时跟进：在发送函件后，要及时跟进收函单位的回复情况，确保函件事项得到妥善处理。
保留记录：发函过程中的所有文件和记录应妥善保存，以备后续查询或核对。
