临时增加议题的程序通常需要遵循以下步骤:
提出议题
需要增加议题的单位或个人应提前向会议组织者提出书面申请,说明增加议题的理由和具体内容。
审议议题
会议组织者收到议题申请后,应进行审议,评估该议题是否紧急和重要,是否符合会议的宗旨和目标。
征求意见
如果议题涉及多个利益相关方,会议组织者可以征求相关方的意见和建议,以确保议题的合理性和可行性。
调整议程
如果议题通过审议,会议组织者应根据实际情况调整会议议程,将新议题列入会议讨论范围。
通知相关人员
会议组织者应及时通知所有参会人员,告知他们新增议题的内容和会议时间、地点等安排。
准备会议材料
对于新增的议题,相关人员应提前准备必要的会议材料和报告,以便在会议上进行充分的讨论和决策。
召开会议
在会议上,主持人应介绍新增议题的内容,相关人员进行说明和辩论,最终由会议集体决策。
记录和存档
会议结束后,会议组织者应整理会议记录,将新增议题的讨论和决策结果存档,以便日后查阅和监督。
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关于增加议题的函
(收函单位名称):
我单位原定于(会议时间)召开的(会议名称),现根据工作实际需要,需增加以下议题:
1. (议题一)
2. (议题二)
3. (议题三)
为确保会议的顺利进行,请贵单位在会议前做好相关准备工作,并安排相关人员参加会议。同时,如有任何疑问或建议,请及时与我单位联系,以便我们及时沟通解决。
特此函告,望贵单位予以配合。
(发函单位名称)
(发函日期)
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请根据实际情况调整上述模板中的内容,以确保函件的正式性和适用性。