采购合同审阅程序通常包括以下几个步骤:
合同主体审查
确认合同双方的主体资格,包括营业执照是否有效、公司信誉状况等。必要时,可进行尽职调查。
合同标的审查
审查合同标的的合法性,确保对方对标的物拥有所有权。
数量和质量审查
确认合同中的数量是否与协商一致,并审查质量要求和验收标准。
价款和履行期限审查
审查合同中的价款是否明确,大写,并确认履行期限、地点和方式。
合同解除和终止条款审查
审查合同中关于合同解除、中止、终止的条款,明确在什么情况下公司可以单方解除合同,以及双方在什么情况下可以中止或终止合同。
违约责任审查
审查合同中的违约责任条款,确保其具体、明确、切实可行。
法律合规性审查
根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,审查合同内容的合法性,确保合同条款无遗漏,内容具体、明确、切实可行。
相关部门审核
采购合同主管应将拟订的合同草案交相关部门审核并请其提出建议。财务部、法律顾问、分管副总等相关部门应分别对合同内容进行详细审查,并提出审查意见。
总经理审阅
总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他需要审查的内容对合同进行阅并签署意见。
合同签署和公证
采购部根据总经理的审阅意见修改合同文本,并将相关文件再次报送审查。最终由总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。如有需要,还需去公证处进行公证。
合同归档
签订合同后,应将合同文本及相关附件进行归档,以便日后查阅和管理。
通过以上步骤,可以确保采购合同的合法性和合规性,减少合同执行过程中的风险。建议在实际操作中,根据具体情况和公司流程,对上述步骤进行适当调整和完善。